Polityka Prywatności Szkoły Językowej Real London English
1. Postanowienia Ogólne
1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych pozyskanych od Klientów w związku z działalnością Szkoły Językowej Real London English Spółka Cywilna. 1.2. Administratorem danych osobowych jest:Real London English Spółka Cywilna Adres: ul. Okopowa 56/1, 01-042 Warszawa NIP: 5272992337 REGON: 521342600 Adres e-mail: info@reallondonenglish.pl Telefony kontaktowe: 665 446 735, 669 967 946 (zwana dalej „Administratorem” lub „Szkołą”). 1.3. Wszelkie terminy pisane w niniejszej Polityce z dużej litery (np. „Klient”, „Zajęcia”, „Umowa”) mają znaczenie nadane im w Regulaminie Świadczenia Usług Szkoły Językowej Real London English. 1.4. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), Ustawy o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego i unijnego. 1.5. Dbamy o poufność danych i zapewniamy, że pozyskane dane osobowe są: a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („legalność, rzetelność i przejrzystość”); b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”); c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”); d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”); e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”); f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
2. Rodzaje Przetwarzanych Danych, Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania
Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
2.1. Zawarcia i wykonania Umowy o świadczenie usług edukacyjnych (Zajęć językowych): a) Kategorie danych: Imię i nazwisko Klienta/Kursanta, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania (opcjonalnie, jeśli konieczny do rozliczeń lub korespondencji), dane dotyczące płatności. W przypadku osób niepełnoletnich: imię i nazwisko rodzica/opiekuna prawnego, numer telefonu rodzica/opiekuna prawnego, adres e-mail rodzica/opiekuna prawnego. b) Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy). 2.2. Komunikacji z Klientem w sprawach związanych z realizacją usług: a) Kategorie danych: Imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail. b) Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na bieżącej komunikacji z Klientem w celu sprawnego świadczenia usług). 2.3. Prowadzenia księgowości i rozliczeń finansowych: a) Kategorie danych: Imię i nazwisko Klienta, adres zamieszkania, NIP (jeśli wymagany do faktury), dane dotyczące płatności. b) Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych). 2.4. Rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi: a) Kategorie danych: Imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, dane dotyczące przedmiotu reklamacji/sporu. b) Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na możliwości rozpatrywania reklamacji, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami). 2.5. Publikacji i moderowania opinii Klientów (jeśli Klient zdecyduje się na jej zamieszczenie): a) Kategorie danych: Imię i nazwisko Klienta, treść opinii, adres e-mail (jeśli podany). b) Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą, wyrażona poprzez zamieszczenie opinii). 2.6. Prowadzenia działań marketingowych (np. wysyłka newslettera, informacje o promocjach – tylko za wyraźną zgodą): a) Kategorie danych: Adres e-mail. b) Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą). Klient może wycofać zgodę w każdej chwili.
3. Odbiorcy Danych
3.1. Dane osobowe Klientów mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców: a) Lektorom Szkoły – w zakresie niezbędnym do realizacji Zajęć i komunikacji z Klientem. b) Podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, takie jak: dostawcy usług IT (np. hosting, systemy do zarządzania grafikami, poczta elektroniczna), firmy księgowe, dostawcy usług płatniczych, firmy kurierskie/pocztowe (w przypadku korespondencji papierowej). c) Organom uprawnionym do otrzymania danych na mocy przepisów prawa (np. sądy, prokuratura, organy podatkowe). 3.2. Wszyscy nasi dostawcy usług, którzy przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, są zobowiązani do zachowania poufności i bezpieczeństwa danych, oraz przetwarzania ich zgodnie z naszymi instrukcjami i przepisami RODO.
4. Okres Przechowywania Danych
Dane osobowe Klientów są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po ich zrealizowaniu – przez okres niezbędny do:
- wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych – przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku);
- zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń, lub obrony przed nimi (przez okres do 6 lat od zakończenia świadczenia usług, co odpowiada terminom przedawnienia roszczeń);
- celów marketingowych – do momentu wycofania zgody na przetwarzanie danych w tym celu.
5. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą
Każdy Klient, którego dane przetwarza Administrator, ma prawo do:
- Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO): Klient ma prawo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy przetwarzane są jego dane osobowe, a jeżeli tak, to ma prawo do ich uzyskania i informacji o przetwarzaniu.
- Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO): Klient ma prawo żądać od Administratora niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO): Klient ma prawo żądać od Administratora niezwłocznego usunięcia swoich danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek wskazanych w RODO (np. dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, zgoda została wycofana, a nie ma innej podstawy prawnej do przetwarzania).
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): Klient ma prawo żądać od Administratora ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w RODO (np. gdy kwestionuje prawidłowość danych, przetwarzanie jest niezgodne z prawem).
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): Klient ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe, które dostarczył Administratorowi, oraz ma prawo przesłać te dane innemu administratorowi bez przeszkód.
- Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): Klient ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), w tym profilowania. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO): W przypadku, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody Klienta, ma on prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO): Klient ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.
6. Dobrowolność Podania Danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie i wykonanie Umowy o świadczenie usług edukacyjnych lub prawidłową realizację poszczególnych usług oferowanych przez Szkołę.
7. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Profilowanie
Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie dokonuje profilowania danych osobowych Klientów w rozumieniu art. 22 RODO.
8. Bezpieczeństwo Danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić ochronę przetwarzanych danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem, w szczególności poprzez szyfrowanie połączeń (certyfikat SSL na stronie internetowej), stosowanie bezpiecznych haseł, regularne tworzenie kopii zapasowych oraz dostęp do danych wyłącznie dla upoważnionych pracowników.
9. Zmiany w Polityce Prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O wszelkich zmianach Klient zostanie poinformowany z wyprzedzeniem poprzez publikację zmienionej Polityki Prywatności na stronie internetowej Szkoły.
10. Dane Kontaktowe
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz korzystaniem z praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, Klient może kontaktować się z Administratorem danych osobowych:
- e-mailowo: info@reallondonenglish.pl
- telefonicznie: 665 446 735, 669 967 946
- listownie: ul. Okopowa 56/1, 01-042 Warszawa
Data wejścia w życie: 21 czerwca 2025 roku